Soirée bénévoles Grand Mix - COMMUNICATION

Bénévoles présents : Nicole, Laure, Rémi, Zarti, Madeleine, Marie, Clément, Marine, Daffy, Alice, Cyr (j’ai oublié personne ?),

Excusés : Claire

Equipe : Vincent et Julien

Thèmes de la réunion, ou ordre du jour

 Le point sur la soirée,
 la partie communication (très fournie),
 la déco-ambiance,
 et la suite

Votre rapporteur étant arrivé en retard, et ayant pris des notes rapidos, il y a peu être des oublis, erreurs, des termes inappropriés … ; que je n’en doute pas vous vous ferez un plaisir et devoir de relever…

POINT SUR LA SOIREE :

La soirée aura lieu le mercredi 1er juin, (un rappel ne fait pas de mal), la thématique est Garage

Le plateau :

TY SEGALL + Yussuff Jerusalem + Thee Vicares + DJ

Pas de Backline (location de matériel, instruments, scène) à prévoir
Julien précise que y’a toujours un doute sur la venue des groupes (surtout dans l’underground et des tourneurs moins scrupuleux), et dans ce cas il faudra(i) prévoir un groupe de secours : un groupe italien (Julien), ou autre proposition (Crusaders (mais pas assez garage) ou krach normals)

Breaking news : 8-03-2011-12h18 : Thee vicares est confirmé

Précision sur le DJ. Le DJ set consiste à « pousser des disques » avant le concert (30 min), entre les groupes (2x15 min) et après le concert (30 min) et ensuite lors de l’after party qui sera privée..

Voir avec poodle wah wah, los catchos, les salauds à banane, etc… ou autre proposition oubliée dans ce compte rendu

Equipe PROG à Ceci peut être convenu un peu plus tard, voir avec Julien…

Pour info Ty Segall a annulé un concert au pit’s (Bar concert à Courtrai/Kortrijk) qui était prévu au mois de mai ou avrili…

COMMUNICATION

 1) Le nom de la soirée

Voila le gros sujet de cette réunion, car nous avons quelques deadlines pour le mercredi 9mars (à l’heure à laquelle vous lirez ces lignes, il sera peut être trop tard…)

Il faut un nom de soirée et un texte sur la soirée…

Pour le nom de la soirée, pas mal d’idées de noms, donnés précédemment ou dans une sorte de tohu bohu (la musique va trop fort dans ce café…),heureusement la hommelbier nous aide un peu (sauf zarti)
En vrac : Les bénés s’emmellent, les béné mixent, prennent le pouvoir, soirée reverse, Do it yourself (DIY), la révolte des bénévoles, la révolution, « fuck them all », Made by bénévoles, les bénévoles font tout péter, we mix, do the mix (yourself), sensass disk, c’est nous qu’on l’a fait, c’est nous les chefs, prise de pouvoir, putsch, garage à beat, kikoo lol (la hommelbier tape un peu), Bonne Ecoute Nouvelle E… (sur les premieres lettres de Bénévoles, ou GD MX), SONOR (sur le même modèle que RADAR), etc……

Ce brainstorming entraine quelques discussions animées :
 c’est une soirée faite par les bénévoles, l’esprit de groupe, le côté bénévoles doit ressortir
 le terme « bénévoles » ne fait pas l’unanimité sur le nom de la soirée, certains ne veulent pas le voir figurer
 idem pour MIX, en plus c’est assez dur de « broder » dessus
 On souhaite aussi avoir un nom de soirée qui peut se décliner, et être réutilisable lors d’une prochaine édition…

Après une short List (de 3-4) qui font un peu plus consensus, le nom retenu après vote est :

PUTSCH

Les bénévoles prennent le pouvoir

La baseline « les bénévoles prennent le pouvoir » : on peut décliner par un PUTSCH #1 : GARAGE

 2) Le ou les textes

Le texte est à préparer (ramassage des copies ce mercredi 9 mars à 00h00, cachet de la poste ou avis de reception du mail faisant foi) pour le programme qui doit être édité et imprimé ces prochaines semaines pour le lancement du trimestre.

Il s’agit de présenter la soirée (d’où l’importance du nom) et son projet (2-3 lignes) et présenter les groupes (Ty Segall et Yussuf Jerusalem) en quelques lignes…

Vincent précise maxi 1200-1500 caractères, que le fait que ce soit organisé par les bénévoles est important…

Madeleine et Alice ont préparé quelque chose, bravo à elles… Elles vont mettre en commun leurs textes, retaper tout cela sous traitement de texte, et hop envoyer cela à Vincent, demain dernier délai…

Madeleine et Alice à vincent : texte de la soirée et présentation des groupes…

 3) autres points communication

Equipe COMM : (toujours en collaboration avec Vincent)

• Réalisation d’un communiqué de presse, et articles plus spécifiques…sortir, presto, la voix du nord, etc…à Vincent
   * Aucun problème pour faire une communication spécifique sur cette soirée avec affiches et flys
  Réalisation d’une affiche sur cette soirée : Madeleine et Delphine avaient évoqué cette éventualité, à voir si ca marche toujours (delphine n’étant pas présente), ou d’autres personnes motivées pour créer cette affiche !! idées bienvenues… on pourra refaire une réunion là-dessus…à Madeleine
  La diffusion des flys (2000 ex) sera à faire par les bénévoles : voir pour élaboration d’un calendrier sur Avril et Mai pour diffusion directe des flys ( concerts plus ou moins au garage…( le concert de Jim Jones revue à l’aero semble trop tot par rapport à notre date) àAlice et Rémi
  Communication sur radios locales et radio belges, fanzines, etc… (à Jonathan pas présent avec ses contacts pourrait centraliser cela)

Recontacter Vincent sur ces points un peu plus tard.Un rendez vous est à fixer la semaine du 21 mars…

Date à fixer selon le doodle : voir lien ci dessous
http://doodle.com/44c4kt8dbsmr4mpb

DECO – AMBIANCE

Cela va être le gros thème suivant et les taches a réaliser au mois de mai…
Le budget pour la déco est faible : 100 € environ, prévu pour l’expo du trimestre…

Rappel : pour des raisons de sécurité incendie, la déco dans la salle va être compliquée à mettre en place

Expo bénévoles :

Les personnes intéressées par cette expo doivent prendre contact avec Maeva, avant le 22 mars 2011.

La photo de groupe sera surement réalisée le samedi 19 mars 2011, compte tenu de l’occupation de la salle… Cela va nous être confirmé par Nicole et Maeva

Pour la thématique Garage, il faut faire part des idées (déjà émise : murs d’enjoliveurs, ou pots d’échappements suspendus, calendriers Pirelli ou carburateur Bosch, …)

De même pour les animations, les extra, etc…

C’est dans le hall que l’on va mettre en place la décoration et l’ambiance… Après la limite c’est le budget…

Voir avec JP et groupe DECO pour faire un point plus précis sur ce sujet.

RAPPEL ORGANISATION

Pour rappel : chaque bénévole aura son entrée à la soirée, et avec ceci Boris ne rajoute pas un, pas deux, mais 3 tickets boissons par bénévole…

L’équipe qui bosse à la confection de cette soirée aura droit au catering et backstage… Le catering est pour le moment prévu dans les loges, sous la forme d’un buffet…

Idée : faire le buffet sous le préau dans la cour, pour avoir plus de place…à voir avec boris pour cette éventualité