Soirée Bénévoles Grand Mix : Compte rendu réunion 24-02-2011

Présents : Pour les bénévoles : Nicole, Cyr ;
Pour l’équipe du grand Mix : Boris, Cédric, Maeva… (Julien : excusé)

A) Petit point rapide sur la situation :
Plusieurs petits groupes de travail :
  Groupe programmation
  Groupe communication
  Groupe décoration
  Duo pour la partie administrative et financière (Cédric est déçu de ne pas voir plus d’engouement pour cette partie du travail)

Cette réunion fait suite aux points et réunions déjà faites sur la programmation. Le choix a été de partir sur une thématique « Soul – funk-Afro beat » ou « Garage ».. ;

La thématique retenue est « Garage ». Ce choix est dicté par plusieurs raisons :
1) Financière  : le cachet des artistes « estampillé garage » est moins élevé, donc possibilité d’un set avec trois groupes, ou/et DJ set final… et prix des places plus bas, etc…
2) Artistique : très peu d’artistes Soul-Funk, Boris signale aussi que le « garage » rapporte un + à la programmation du Grand mix, qui n’a pas produit des concerts de ce type dernièrement.

Pré-plateau retenu  Ty Segal + Magnetix + groupe belge
Date retenue : mercredi 1 er Juin
After party : DJ Set interne et gratuit à trouver par nos soins (voir après)
3) 3 autres bonnes raisons : c’est l’anniversaire de Maeva, c’est la fête des drogués et la veille du jeudi de l’ascension.

B) Présentation de la façon de budgétiser un concert ou soirée :
Une feuille de calcul avec les différentes dépenses sert à faire le budget prévisionnel.
o Les dépenses : Artistes, Locations diverses (matériel), Accueil des artistes (hôtel, catering, etc…), Personnels : technique, catering, secu, Communication, Frais Divers.
o et les recettes de billetterie.
Cette feuille permet de faire dans un premier temps un budget « à la louche » ou budget prévisionnel sur la soirée selon le plateau retenu.
Elle sert aussi à établir le break, ou point de rupture budgétaire en fonction des dépenses/recettes de billetterie espérées, et voir si le solde de la soirée est jugé acceptable.

Certains frais, comme la communication sont des frais moyens (on prend l’ensemble des frais du trimestre repartis sur l’ensemble des concerts du dit trimestre).
Certains frais sont « fixes » (=évalués sur la base d’une moyenne des dépenses durant les 3 années précédentes) ou forfaitaires (prix de la chambre d’hôtel, salaire du personnel, prix du catering par personne, etc …)
Pour la sécurité : il faut compter un agent de sécurité pour 100 personnes…
Le cachet des artistes est plus ou moins négocié. Le cachet pour tous les groupes de la soirée bénévole serait d’environ d’environ 2000 €

Cédric va réaliser un budget plus affiné après le retour des différentes composantes Programmation, Communication, accueil artistes, etc…)

L’équipe se fixe aussi des objectifs en terme d’entrées à atteindre par concert et sur l’ensemble du trimestre, selon la notoriété des groupes, les dates, l’expérience… etc… pour visualiser les résultats…

Pour le côté financier, si l’on souhaite avoir une idée et une projection budgétaire sur certains points, voir par Mail avec Cédric.

C) Prolongation de la soirée – after :

Boris est ok pour que la soirée puisse se poursuivre et faire un vrai after.
Cela dit cette after-party devra être faite en cercle très privé, c’est-à-dire uniquement équipe + bénévoles…. Donc pas de public extérieur, car cela implique la présence de la sécurité.
Il devrait être prévu d’inviter Lahcen et prévoir un supplément sécurité.

Il y aura donc une fin de soirée officielle, à la fin du concert, délai minuit 0h30 en gros (fin du contrat avec les personnes pour la sécurité…) ; et ensuite after party en interne.

D) Points pratiques :

  A préciser sur les modalités d’entrée des bénévoles :
o tous les bénévoles auront une entrée gratuite sur la soirée ?
o ou les gens impliqués dans l’élaboration de la soirée, les autres bénéficiant du tarif abonné ?
  Les amis des bénévoles paieront leur entrée. (Pas d’entrée gratuite ou invitation pour les « non bénévoles »)
  Chaque bénévole aura 3 tickets boissons (préféré à l’option « on perce un fût »)
  On table sur 150-200 entrées payantes pour voir le pré-budget
  Timing :
o Concert précédent : le 28 mai, avec « play at home » et des groupes locaux
o Concert suivant : 10 juin pour le dernier « Raveonettes »
On a donc quelques jours avant et après le concert pour voir l’organisation
A ce sujet, il serait intéressant de connaitre les disponibilités sur la journée du 1er juin 2011.
De même pour les disponibilités des personnes du groupe Déco les jours précédents et le lendemain.
Attention : remarque Boris : bien avoir conscience que ce concert arrive en fin de saison,…
  Boris souhaite faire un temps spécial avec les bénévoles ayant « travaillé » sur cette soirée bénévoles sous la forme d’un buffet avec quelques personnes de l’équipe au catering de la salle, etc… en gros 20 personnes au catering ( budgétisé aussi)
  Bouffe : l’idée de Cooknection aurait pu être envisagée, mais cela est fait pour les concerts avec début tôt comme c’est le cas les dimanches et jours fériés. Pas forcément nécessaire de prévoir sur une soirée 20h-00h classique.
  Pour l’idée d’un buffet fait et tenu par les bénévoles, Boris nous le déconseille car c’est vraiment galère et ne s’y prête pas trop bien…

E) La suite :
a. Julien doit nous confirmer les tarifs du plateau retenu, cela permettra d’obtenir un prévisionnel beaucoup plus précis.
b. Contacter Vincent pour la partie communication groupe Comm
c. Partie Déco :  groupe Déco
i. Maeva signale que l’idée de l’expo des T-shirt des bénévoles (ou autre objet) est toujours d’actualité elle est même retenue (y’a même un énorme budget alloué !!). Elle devrait être mise en place au début du trimestre (le 1er avril), et être utilisée comme déco pour la soirée et dans le programme comme projecteur sur cette soirée bénévoles. Le groupe déco doit rapidement se rapprocher de Maeva, JP et Jyves.
ii. Autre idée : faire un tirage photo très grand format des bénévoles et l’afficher dans le hall.
Maeva nous contacte tous sur ces sujets.
iii. Boris rappelle que la déco doit rester simple et « débrouille ». Elle pourrait se limiter au hall. Les problématiques de sécurité (incendie par exemple) sont aussi contraignantes. Donc pas de pneu ignifugés dans la salle. Ceci est à voir par le groupe déco avec Jean Yves et JP.