Réunion Plénière #2

Historique

A la demande de Clément, une première réunion a eu lieu le 14 janvier 2011 pour définir un cadre de fonctionnement avec une annonce des objectifs de travail, une démaarche cohérente d’accompagnement de la Maison des Associations de Tourcoing (MDA), une coanimation du Putsch en triangle. Un premier travail basé sur des affiches a été rempli. Rémi est désigné pilote du projet.

Ordre du Jour

 Faire un retour des différentes commissions
 Faire un retour du travail réalisé par le comité de pilotage
 Se donner les moyens d’une communication interne : détailler le rôle de Rémi et Daffy
 Foire aux idées
 Acter la prochaine réunion et son objectif
 Réaliser un échéancier

Retour des différentes commissions

Les responsables de commission ou copilotes sont annoncés.
 Programmation : Claire
 Communication : Jessica
 Décoration : MarY
 Animation : Zarti
 Administration : Cyr

La commission programmation est hyper active. Elle a beaucoup travaillé en étroite collaboration avec Julien. Elle annonce que la date du Putsch sera très probablement le 12 mai avec à l’affiche The Excitements. Giselle est aussi possible mais peut-être hors budget. D’autres artistes sont encore envisagés. Sont entres autres retenus Lefties Soul Connexion. Doodle est l’outil de prédilection pour le choix final. Il est clair que le Putsch #2 sera à coloration Soul. La programmation devra être bouclée fin février.

La commission administration et finances est en attente d’informations et a besoin d’avoir une meilleure définition de sa mission. Elle a le sentiment de travailler a posteriori. Elle note qu’il faudra l’impliquer d’avantage sur les prochains éditions lors des discussions budgets en commission programmation. En séance, il est confirmé par Clément que la totalité du budget accordé à “la vie associative” peu passer dans le projet Putsch et promets que Julien connaît les limite par soirée. La soirée Putsch doit bénéficier d’un budget comparable à une soirée dite normale de programmation Grand Mix, le cachet artistique moyen est alors de 4000-5000 €. Il faut absolument travailler sur le budget prévisionnel 2011 pour repérer la marge de manœuvre et affiner les choix dans les futurs putschs.

La commission communication peut commencer son travail de visuels et étudie la possibilité de commencer à travailler sur les textes et courriers d’invitation. (ex invitation au maire de Tourcoing, … )
Les délais de réalisation des supports sont repérés (voir planning)
La distribution des flyers et l’affichage doivent être stratégiques.
 Repérage des concerts soul avant le putsch (voir plus bas et planning).

La commission décoration peut commencer à travailler avec l’annonce du thème. Il apparaît que Animation et Décoration vont probablement travailler de concert. Comme l’année dernière une phase récupération pourra être lancée (Emmaus, ...). Un stockage est possible dans le sous-sol du Grand Mix (si pas trop long à cause de l’humidité). La commission fait un listing du matériel et organisera les chantiers à partir de l’expérience 2011. Attention, l’installation finale ne pourra se faire que le jour même le 12 Mai à partir de 11h après nettoyage de la salle, il y a un concert la veille !

L’assemblée soumet à la commission animation la question de l’incidence de l a jauge sur l’animation du Putsch. Comment concrétiser une fête des bénévoles sans limitation de jauge. L’idée est écartée. Le Putsch est un concert pour valoriser le travail des bénévoles, ce n’est pas une fête privée. C’est la commission animation qui va devoir s’adapter en cas de jauge supérieure. La mise en place de mobilier dans la salle ne sera peut-être pas possible, les activités devront peut-être se tenir dans le couloir, à suivre. Par contre, tout le monde est d’accord pour dire que la soirée doit être vue de tous comme réalisée par les bénévoles, que ce soit par une vidéo, des photos, ou autre. Rémi annonce que François a initié un travail sur une vidéo. Daffy reprends un extrait de Conseil d’Administration : les étudiants engagés avec le Grand Mix via le projet SeaMedia ont des moyens techniques et du temps pour aider à la réalisation d’un sujet sur les bénévoles. Le thème des impostures est évoqué, mais il faut alors faire appel à une ligue d’impro dont les coûts peuvent être variables selon le public, la durée, la compagnie amateurs ou pro.

Tout le monde est en phase avec le slogan : “les bénévoles prennent le pouvoir”. On s’en tient là.

Retour du comité de pilotage

Rémi a vu Clément et Boris. Une date de travail aura lieu le 2 mars au vu de l’agenda chargé de Boris. Mais là encore elle n’est pas aboutie tant que la programmation n’est pas bouclée. Clément a des conseils à donner au groupe pour la communication. Rémi rappelle que les salariés sont soumis à des contraintes horaires difficilement compatibles avec ces des bénévoles (horaire de bureau versus le soir après le travail, une impossibilité les samedis et dimanches). Il est demandé aux chefs de commission de faire un retour au moins deux jours avant la réunion du comité de pilotage.

Rémi présente les chefs de commission au groupe. Il restera probablement à désigner des adjoints. Nous convenons que ceux-ci apparaîtrons naturellement dès que chaque action sera initiée.

Communication interne

Daffy et Benoît présentent une vision des outils à utiliser. On parle d’un site dans lequel chaque commission déposerai son compte rendu. L’objectif est de capitaliser les informations et de pouvoir les communiquer à un nouveau bénévole. C’est un site fermé et structuré à l’usage des bénévoles seuls. Il servira à réaliser un guide de bonne organisation du Putsch.

Un autre site ou document tiens en une page et donne une photo du projet avec les différents chantiers en cours. Les bénévoles expriment leur difficulté à utiliser l’outil. Peut-être faut il en utiliser un autre ? Une usine à blog. Différents besoins sont évoqués en séance. Il est convenu que la plupart des besoins sont remplis par l’existant mais qu’il y a un besoin de formation. Une réunion sera montée en conséquence.

Il n’est pas exclu d’essayer autre chose si ce moyen ne suffit pas.

Antoine propose de passer par un prestataire pour créer un autre site plus “sexy” pour la vitrine, sur du long terme.

Antoine propose que les finances actuellement engagées par Daffy le soient par l’association. Ces sujets sont écartés pour le moment car hors cadre Putsch.

En l’état, le fonctionnement choisi est :
 Chaque chef de commission convoque ses membres via Doodle
 Chaque chef de commission transmets comme il le souhaite les CR de réunions aux membres des commissions (a priori par mail), avec copie à Rémi
 Rémi transmets à Daffy les CR pour publication.
Nous appellerons cela une déontologie de la communication.

Les missions de Daffy sont donc les suivantes :
 Répondre aux demandes (d’aide) concernant le site
 Former les personnes le désirant (le contacter)
 Étudier les modifications du site selon vos besoins
 Capitaliser les Comptes-rendus des commissions
 Mettre à jour les infos communes concernant le putsch
 S’assurer de la bonne communication des informations majeures avec le Copil et Rémi

Une discussion autour des commentaires d’articles ou des CR par mails amène à une constat simple. Les absents ont un devoir de réserve sur les comptes-rendus de réunions. Les échanges - réactions par mail peuvent devenir très vite improductifs et très difficiles à gérer par les copilotes (responsables de commission). Il est demandé à chacun de favoriser l’échange direct (téléphonique) en cas d’incompréhension ou demande d’information en cas d’absence aux réunions programmées (plénières et réunions de commission).

Claire insiste également sur une autre règle que nous devons nous imposer : venir aux réunions !

Il n’est pas exclu que les commissions fassent des appels à tous une fois le travail avancé dans son domaine de compétence, pourquoi pas via le forum du site internet.

Foire aux idées

Une discussion évoquée en réunion de préparation est proposée à l’assemblée.

La commission communication a déjà une date importante. Il est indispensable d’avoir du matériel de diffusion pour le concert de De La Soul à l’Aéronef.

L’idée d’un temps convivial avec les professionnels est reprise. Il doit avoir lieu quelques jours avant le Putsch avec un budget à prendre dans celui prévu pour la “vie associative”. Attention, les quinze jours précédents, l’occupation de la salle est très importante, les salariés seront peu disponibles. Elle permettrait de bien caler tout le monde sur le prévu et de générer une énergie positive pour tous. Rémi soumet l’idée à Boris.

Le besoin de formation en communication évoqué par Clément et dispensé par la Malterie n’est pas exclu, au contraire. C’est Clément qui annoncera les dates (avril).

Une proposition de montage technique le soir du Putsch été formulée à François : son statut reste à définir avec Franck et Cédric.

Un échéancier sera produit par Daffy et attaché au présent compte-rendu.

Prochaine réunion

Une prochaine réunion aura lieu 31 mars.

Elle servira essentiellement de débogage de la gestion du projet et faire un point sur chacune des commissions.

Une semaine avant le comité de pilotage doit avoir tout compilé pour remonter les questions en plénière.