Réunion Plénière #1

Introduction

Notre intervenant externe est Benoit Fournet de la Maison des Associations de Tourcoing. Il a un cursus de Formation à l’UFCV, notamment pour le BAFA. En dehors, il est acteur dans des spectacles d’improvisation à Marcq et à Graine de clown La Madeleine.

Il rencontre les bénévoles du Grand Mix à la demande de Clément pour travailler sur Putsch pour lequel est resté un sentiment de désorganisation lors de la première édition. Le Président de la MDA a été séduit par le projet du Putsch.

Le Grand Mix c’est 40 bénévoles entre 20 et 77 ans ; 9 à 10 concerts par trimestre, 3 à 4 concerts par bénévole par trimestre. Le Putsch avait amené à des groupes de travail avec des animations le soir même, autour d’un thème et des DJs. Le bilan ressenti par les bénévoles est positif, c’est aussi ce qui ressort avec la nouvelle édition 2012. Il semble que certains professionnels aient senti une désorganisation, qu’ils aient été trop souvent sollicités. Les bénévoles réunis s’étonnent de ce retour, en effet, aucun bilan de l’édition 2011 n’a été effectué. Lors du tour de table, on note que les groupes de travail ont été déséquilibrés. 5 bénévoles ont participé au groupe Communication, 5 au groupe Programmation, 2 au groupe Administratif, 3 au groupe Décoration, à cela se sont ajoutés 2 bénévoles pour l’animation le soir. Il y a eu environ 350 entrées, un objectif potentiel pourrait être d’augmenter la jouge sur 2012 ?

Un projet associatif

Quelques règles de bon sens sont rappelées. Dès le départ, il faut partir dans le même sens, sinon très vite on aboutit à une perte de temps. Il faut privilégier la structuration du projet. Il ne faut surtout pas occulter le paramètre humain, tout le monde doit se retrouver dans le projet, avec par exemple des moments de convivialité mais tout en restant rigoureux. Il faut aussi et surtout ne pas s’arrêter aux divergences d’opinion.

On a tous besoin de
Reconnaissance (même sur les reconnaissances intermédiaires)
Structuration (définition de cadre et missions), définition de responsable de commission, suivi de comités de pilotage.
Stimulation (apport d’idées nouvelles, ou rester ouvert aux idées)

Objectifs de la réunion

Le Putsch des bénévoles, c’est quoi ? C’est proposer un temps exceptionnel pour le public, avec un impact sur l’image Grand Mix. C’est valoriser l’équipe dans les compétences et l’engagement. C’est aussi vivre un temps fort entre les professionnels et les bénévoles de l’association.

Les bénévoles s’impliquent dans le projet car ils partagent des valeurs communes. Il faut peut-être les définir sans professionnaliser le projet.
La charte du bénévolat devrait rappeler les valeurs de l’association. Malheureusement elle n’a pas été rédigée par les bénévoles, ce pourrait être un premier travail de fond, hors cadre Putsch. Néanmoins, une mise en avant de ces valeurs lors du Putsch peut être un axe de réflexion.

L’intervention de la MDA : c’est faire en sorte qu’un maximum de bénévoles trouvent leur place dans le projet, c’est améliorer l’ensemble du projet, entre les bénévoles ou vis à vis des professionnels. Pour cela, tous les bénévoles doivent connaitre les objectifs du Grand Mix. Peut-être faudra t’il créer de nouveaux outils pour les bénévoles : Dropbox ? Google Docs ? Elle permet d’analyser un bilan, pour redéfinir les enjeux (avec réflexion sur affiches) puis pour permettre aux bénévoles d’être autonomes (QUI).

Le tout doit être compilé pour comprendre les besoins et compétences nécessaires au projet (QUOI).

La MDA permet de structurer les bénévoles (COMMENT), d’identifier rapidement un pilote, légitime et reconnu par tous comme tel tout en hésitant pas faire exprimer les désaccords éventuels. Elle nous aidera à faire des points étapes, pour capitaliser pour l’année prochaine.

De quoi les bénévoles ont ils besoin ?

Des règles de vie sont partagées entre le groupe autour de permissions et contraintes.

Les Permissions

Il faut savoir se dire les choses rapidement et franchement, savoir exprimer ses limites et erreurs, faire preuve d’authenticité et de simplicité mais tout en évitant la rétention d’information.

Il faut savoir écouter et discuter, sans jugement de valeur sans couper la parole.

Rigueur et bonne humeur. L’humour est autorisé et requis.

Il faut bien valoriser les actions souterraines.

On a le droit à l’erreur.

Les Contraintes

On a le droit de ne pas se sentir contraint, de vouloir passer le relais à l’équipe. Néanmoins le cadre doit être clair. Les actions doivent être réalisées en suivant les priorités et disponibilités. Il est rappelé que les bénévoles ne sont pas experts (ils ont des limites) et font appel aux professionnels au besoin (c’est la définition des bénévoles). Il faudra donc écrire le cadre avec les professionnels pour être clair sur les limites de l’intervention possible des bénévoles.

Mais il faut surtout respecter les missions définies par les commissions tout s’autorisant à dépasser quelques règles parfois.

Il faut être clair et préserver une relation de confiance entre bénévoles.

Le bénévolat est un engagement : il faut dire ce qu’on fait et faire ce qu’on dit.

Le Bilan de l’édition 2011

Le bilan de l’organisation n’a pas été acté. Les leaders n’ont pas été reconnus. Aucun debriefing n’a été effectué ni entre bénévoles ni avec l’équipe.

Les axes de réflexion

Un travail participatif est réalisé par les bénévoles présents autour des thèmes suivants :

 Ce que le Grand Mix a à gagner et à perdre

A gagner :

• Créer un rendez-vous incontournable
• Des nouveaux bénévoles
• Des bénévoles plus motivés, plus autonomes
• De nouveaux publics
• Une ouverture sur des couleurs musicales et des nouvelles pratiques
• Créer un concept original (thème, programmation, esprit)
• De la notoriété
• De la convivialité entre les bénévoles, l’équipe et le public
• Une meilleure entente entre bénévoles et salariés
• Des subventions de la Mairie (dans un contexte une subvention par projet)
• Une augmentation des compétences générales

A perdre :

• De l’argent (sauf si le Putsch entre dans un projet indépendant des budgets courants et habituels)
• Dégradation de l’image de marque de la salle ou des bénévoles
• Démotivation des bénévoles déçus (moins engagés)
• Dégradation du matériel, de la salle
• Du temps (pour les salariés)

 Ce qu’un bénévole a à gagner et à perdre

A gagner :

• L’amour et l’admiration des gens (comme dirait Dark Vador, il y a des coups de sabre qui se perdent)
• La reconnaissance de l’équipe
• Se mettre le vaudou
• De l’expérience et des compétences exploitables pour un CV
• Souder les bénévoles
• Du plaisir
• Se sentir papa du projet
• Pour les mamans, donner le sein au projet
• Une émulation sociale
• De l’ambition et des rêves
• Valorisation personnelle (plaisir de réaliser un projet du début à la fin)
• Prendre son pied au niveau musical

A perdre :

• Ne pas prendre son pied musical
• Du temps
• Être un bolosse
• Se fâcher avec des amis, l’équipe, le Grand Mix
• De la motivation
• Le Nord
• De la reconnaissance ou de l’amour propre
• Notre foi(e)

 Quels sont les réussites et savoir faire de l’édition 2011 ?

• Organisation de la soirée elle-même
• Avoir réussi à faire venir 350 personnes, jauge tout à fait honorable
• La décoration (merci particulier à JP)
• La mise en commun des compétences de chacun
• L’ambiance, tout le monde a pris plaisir et s’est amusé
• L’engagement des bénévoles
• Avoir réussi une soirée différente, Avoir eu et concrétisé des idées originales
• Avoir établi des contacts extérieurs à la structure

 Quels sont les échecs et dysfonctionnements de l’édition 2011 ?

• En relationnel : frustrations ("non-dits", "non-écoutés", etc.) ; manque de reconnaissance ; manque de concertation ; manque de communication avec les salariés ou entre les groupes de travail ; hors piste ou jeu à part de certains ; pas de prise en compte du temps limité (on demande à des bénévoles des travaux du jour au lendemain, les réunions sont demandées en horaire de bureau) ; manque de valeurs
• En technique : manque d’outil de communication interne (organisation, dossiers, agenda, ...) ; manque de planning de tâches (deadline, impératifs, contraintes)
• En organisation : manque de leaders, référents ou animateurs légitimes ou reconnus par tous ; manque de structuration (respect des horaires, ...) ; problèmes du lieu choisi pour les réunions (peu audible) ; absence de debriefing avec les salariés ou entre les groupes de travail

Les actions réalisées ce jour

Les Commissions ou Groupes de Travail sont définies autour des missions suivantes :

 Programmation musicale : elle fait le choix des artistes, donne thème de la soirée, elle travaille en étroite collaboration avec Julien
 Communication : elle crée l’affiche, définir une stratégie de communication (vers qui et avec quels outils), elle rédige les textes, et s’occupe de la diffusion du matériel de communication.
 Administration & Finances : elle rédige budget prévisionnel, gère les coûts et les contrats avec les artistes, établi les feuilles de salaire. Cela passe aussi par la création d’un bilan financier 2011 (inexistant à ce jour)
 Décoration : la commission anticipe les ressources humaines et matérielles pour arriver à un ensemble cohérent avec le thème de la soirée.
 Organisation & Animations : Elle définie l’originalité de la soirée. Elle s’occupe des animations internes (ex : photos, déroulement de la soirée) et anticipe les besoins en terme de technique.

Clément est nommé Référent équipe. Il nous informe que 10 000 € sont provisionnés pour la "vie associative". Le Putsch est aussi une façon de justifier des actions encore non remplie mais néanmoins dans les compétences de la Maison des Associations de Tourcoing. A noter, il est possible que la Malterie puisse également accompagner les bénévoles du Grand Mix le long du projet Putsch.

Un comité de pilotage est défini. Il sera compris des chefs de commissions et d’un pilote. C’est Rémi qui est nommé Pilote au moins jusqu’à nomination éventuelle d’un autre bénévole. C’est Daffy qui rédige le compte-rendu.

Les commissions sont composées du responsable de chaque commission et des bénévoles impliquées.

Les actions à réaliser à cours terme

 Rédiger le compte rendu de la présente formation, le diffuser sous forme d’un courrier à destination de l’ensemble des bénévoles, avec une invitation aux groupes de travail construits ce jour. (via un Doodle)
 Écrire les objectifs
 Écrire le Contrat du projet et définir les valeurs
 Acter un outil de travail
 Définir le rôle des responsables : présenter un organigramme à l’équipe
 Écrire un planning des taches
 Faire des comités de pilotage

Les actions à réaliser à long terme

La MDA peut poursuivre l’accompagnement au projet. Une prochaine réunion est souhaitée et aura lieu d’un commun accord le 18/02/2012 à 15 h. Le lieu reste à définir [1]