Définition des tâches des bénévoles

(version mise à jour en mars 2010)

Les soirs de concerts

CATERING

Le catering consiste à donner un coup de main à Laure (Pepette) pour le repas avec les artistes. Il ne s’agit le plus souvent de débarrasser la salle, mettre la table, et assurer le service aux artistes et l’équipe, et bien entendu ranger lorsque cela est terminé.

Le « travail » de bénévole se déroule en deux temps : de 18h à 19h préparer la salle et dresser la table… Les artistes arrivent à 19h : service jusque 21h.

Dans certains cas, le catering peut être assuré dans la « salle » du Grand-mix (parfois le cas pour le festival Radar ou lorsque les artistes sont nombreux…). Il a lieu à ce moment dans les loges et consiste à un buffet. Il s’agit donc de s’assurer que le buffet est fourni, et nettoyer au cours du temps imparti pour le catering.

Horaires : RDV à 18h… ou 20 h le dimanche … Fin : vers 21h

Lieu : Rue Saint Jacques (bureaux) ; L’entrée se fait par l’arrière du bâtiment

Avantages :
 3 tickets boisson + repas à la fin du service - permet de côtoyer les artistes du concert
 permet d’assister au concert de la tête d’affiche.

Conseil de maître Castor : pour les groupes anglophones, penser à réviser le vocabulaire gastronomique et culinaire…

BILLETERIE

Le rôle du bénévole à la billeterie consiste dans la gestion des « guests » (ou selon la loi Toubon, des invités) de la soirée.

La liste est à disposition et les invités sont classés selon différentes catégories :
 invités par l’équipe (colonne de gauche - haut)
 bénévoles en guest (colonne de gauche – bas)
 invités par les artistes (colonne centrale, ou feuille volante dans certains cas…)
 autres : gagnants radios ou presse, presse, partenaires, etc (colonne de droite)

L’invité se présente et décline son nom. On lui fournit une place d’entrée exonérée. Dans le cas d’accréditation photo (indiqué sur la liste), on donne aussi un Pass Rouge (accès salle) en y inscrivant « PHOTO » et la date du jour…

En cas de litige (l’invité n’est pas sur la liste) : il faut voir avec le responsable de soirée, ou pour les invités médias, avec le responsable communication (Vincent)

Le bénévole peut aussi être amené à vendre les places au tarif en vigueur. Trois tarifications : abonnés ; tarif normal ; exonéré. C’est le responsable de billetterie qui gère les crédits loisirs, les abonnements, retrait places abonnés, litiges, etc… Dans le cas de vente aux abonnés, bien vérifier la validité de la carte et noter sur la souche le numéro de carte 4x4.

Horaires : RDV un quart d’heure avant l’ouverture des portes, soit à 19h45… ou 17h45 le dimanche… Fin : vers 22h selon l’affluence

Lieu : Salle du Grand-Mix (place notre dame) ; L’entrée se fait par l’arrière du bâtiment (rue du calvaire)

Responsable : Nanou ou Maeva selon les concerts.

Avantages :
 3 tickets boisson + sandwich
 permet d’assister au concert de la tête d’affiche
 permet d’avoir de grandes discussions avec la personne à votre gauche souvent au chaud
 tricot autorisé les soirs de faible affluence

Conseil de maitre castor : « parlez dans l’Hygiaphone » autant que possible

CARTE ADHERENTS

Ce poste à un rôle très important pour l’accueil du public, car le bénévole est dans ce poste le premier contact (direct et privilégié) avec le public. La carte à 1 euro a été mise en place lors du changement du statut de la salle. Pour être en règle avec la loi compte tenu de l’exploitation du bar, le Grand Mix est déclaré comme une salle associative. A ce titre, une adhésion à l’association gérant la salle (la passerelle) est obligatoire pour toute personne rentrant dans la salle. C’est pourquoi contre un droit d’adhésion de 1 euro (valable deux années civiles), l’usager se voit remettre une magnifique carte à 1 euro.

Plusieurs taches :
 Renseignement auprès du public sur le fonctionnement de la salle et le cas de la carte à un euro. (2 personnes)
 Recherches dans les fichiers concerts et enregistrement des données public dans l’ordinateur au cours de la soirée (si possible) (1 personne)
 Gestion de la caisse mise à disposition. (travail commun à la fin)

Plusieurs cas de figure se présentent aux bénévoles

1) la personne vient au GM pour la première fois. Contre un euro, on lui remet le fameux sésame. 2) La personne est déjà venue mais a perdu sa carte. Dans ce cas, on recherche dans l’ordinateur si cela est vrai et le cas échéant, on remet une carte de membre. 3) La personne est déjà venue au Grand Mix mais sa carte n’est plus valable, dans ce cas, cette personne doit payer une nouvelle adhésion.

En cas de problème (genre votre 165 cm sont peu convaincants…), une personne de la sécurité est toujours là à quelques mètres. Pour d’autres cas, voir avec le responsable de soirée.

Horaires : RDV un quart d’heure avant l’ouverture des portes, soit à 19h45… ou 17h45 le dimanche… Fin : vers 22h selon l’affluence

Lieu : Salle du Grand Mix (place notre dame) ; L’entrée se fait par l’arrière du bâtiment (rue du calvaire)

Responsable : Responsable de soirée.

Avantages :
 3 tickets boisson + sandwich
 permet d’assister au concert de la tête d’affiche
 permet d’avoir de grandes discussions avec la ou les personne(s) à votre gauche ou votre droite, mais pas forcément au chaud

Conseil de maître castor : connaître le discours et position par rapport à cette carte d’adhérent, travailler votre rhétorique, et réviser la programmation, l’ordre de passage, les horaires de métro, les conditions d’abonnement, etc… Les cartes à 1 € est aussi un bureau d’information.

MERCHANDISING

Il s’agit de vendre ou remettre les T-shirts du Grand Mix. Dans certains cas, les artistes peuvent vous demander de donner un coup de main ou même parfois d’assurer leur merchandising. Vous n’êtes pas obligés de le faire, mais vous pourrez peut être augmenter votre collection de T-shirt ou badges…

Les abonnés peuvent venir retirer leur T-shirt abonné lors des soirs de concert, avec leur carte 4x4 Grand Mix. Lors de la remise du T-shirt, mettre une croix sur la carte au crayon indélébile.

Horaires : RDV un quart d’heure avant l’ouverture des portes, soit à 19h45… ou 17h45 le dimanche… Fin : selon les concerts, souvent fin après l’entracte.

Lieu : Salle du Grand Mix (place notre dame) ; L’entrée se fait par l’arrière du bâtiment (rue du calvaire)

Responsable : Responsable de soirée.

Avantages :
 3 tickets boisson + sandwich
 permet d’assister au concert de la tête d’affiche (pas le début bien souvent) mais le son est également pas si mauvais dans le hall…
 offres privilégiées sur le merchandising des artistes.

Conseil de maître castor : mettre une coupelle façon « dame pipi » juste pour voir si on peut se payer une Bavik…

SANDWICH

Il s’agit de préparer avec JP les fameux sandwichs pour les bénévoles et le public (selon le nombre de baguettes). Ce n’est pas compliqué, et le grand chef JP se fera un plaisir de vous expliquer la procédure de confection des trois types de sandwich…

Horaires : RDV à 18h 18h15 à la salle… ou 16h30 le dimanche… Fin : vers 19h-19h15 selon votre efficacité et productivité

Lieu : Salle du Grand Mix (place notre dame) ; L’entrée se fait par l’arrière du bâtiment (rue du calvaire)

Responsable : JP

Avantages :
 3 tickets boisson + sandwich ou repas au catering selon les concerts
 permet d’assister à tout le concert.
 permet parfois de voir les balances des groupes par exemple…

Conseil de maître castor : le meilleur plan quand on a déjà grillé sa guest !!

BAR

Le poste de barman est capital. Le barman bénévole sert les boissons commandées par le public, assure l’encaissement, le nettoyage des gobelets, et du bar en général.

Horaires : RDV un quart d’heure avant l’ouverture des portes, soit à 19h45… ou 17h45 le dimanche… Fin : après le concert, demander au responsable bar pour un départ avant la fin du concert.

Lieu : Salle du Grand Mix (place notre dame) ; L’entrée se fait par l’arrière du bâtiment (rue du calvaire)

Responsable : JP ou Kim selon les soirs

Avantages :
 sandwich - pas de ticket boisson, mais possibilité de prendre des boissons
 permet d’assister à tout le concert, mais forcément de le voir
 place privilégiée pour les « afters »…

Conseil de maître castor : apprendre la carte des boissons par coeur !! Et être bon en calcul mental est très appréciable

Diffusion des outils de communication

 Dynamique : 1 ou 2 personnes à l’entrée du public les soirs de concerts pour flyer dans les autres salles de la métropole (à l’Aéronef, au Splendid, à la Condition Publique, aux Maisons Folies, à la Cave aux Poètes...)

 Statique : des personnes pour la diffusion des programmes, flys... dans la métropole (bars, lieux culturels...)

Extras

Coups de mains pour des tâches particulières (déco du bar et des loges : 3 fois par an), sur des évènements spécifiques (Quartiers de Lune, Hip-Hop Dayz, Forum des Associations, Pot de rentrée, mailing...)

Besoins permanents

 Catering : 4 personnes
 Billetterie : 4 personnes
 Merchandising : 2 personnes
 Bar : 8 personnes