Réunion Comité de Pilotage n°1

Point de situation

Retours suite à la réunion du 14 janvier :

 Rémi pilote le Putch2
 Daffy anime le site (Il faut identifier un binôme)
Il faudra clarifier le duo en séance.

Le compte-rendu a été envoyé et des bénévoles ont réagi par email. Il reste à voir comment les bénévoles se l’approprieront selon leur niveau.

La structuration COPIL Commissions - Communication interne est en cours mais une structuration à acter dans les prochaines semaines.

La relation avec le référent Clément se veut claire et régulière (respect de l’autonomie des bénévoles). Des contacts avec les pros ont été engagés : programmation. Une idée de partage plus fréquent est émise.

Il reste à Trouver l’intérêt commun, le bon moment et la bonne forme.

Beaucoup d’idées :
 qui attendent les limites financières
 qui attendent l’aval programmation de Sébastien
 qui attendent le thème (lié à la programmation)

Le bilan des pros reste à faire : Remi a prévu 3-4 questions à leur soumettre
pour finaliser le bilan 2011 et démarrer sur des positionnements clairs. Un retour du bilan sera présenté au groupe le 18 février.

Un rendez-vous a été demandé à Clément pour bien cerner les libertés et limites
du Putsch 2012 (2ème quinzaine de février).

Une grosse moitié des bénévoles s’est engagée dans le Putsch #2. Daffy fournira des statistiques précises en séance vi un Doodle (voir PJ). Cet outil permet de se positionner sur les 5 commissions sur 2 niveaux (à fond - occasionnellement). Certains bénévoles se positionnent sur plusieurs commissions :
Ce n’est pas gênant d’autant plus que des commissions vont vite se fermer (programmation). Le sujet du noyau dur minimum et des besoins de forte mobilisation est à porter au débat (l’échéancier permettra de clarifier).

Réunions des 1éres commissions

Commision prog :
 2 rencontres
 Un listing de groupes a été ouvert
 Une sélection à proposer et des choix a faire en lien avec Julien. 3 thèmes semblent se dégager Rock country retro / Rock pop Psyché / New Orleans Brass band

Commission administration : une rencontre tournée autour du budget
et de l’analyse 2011

Responsables de commission : Remi a proposé à des bénévoles la responsabilité d’une commission :
 Programmation : Claire 
 Administration : Cyr
 Communication : Jessica
 Décoration : MarY
 Animation : Zarty

A soumettre au groupe : Proposer des duos

Une question n’a pas encore de réponse claire
« que voulons nous vivre lors de la soirée Putsch #2 ? »

Il faudra peut-être anticiper sur la jauge maximum. Cela aura peut-être des conséquences sur l’orientation de la communication et sur l’ambition des aménagements et décors (selon la place en salle). Cette idée sera à soumettre au groupe.

Point communication interne

Travail sur la configuration du site et son interactivité
 Un Article RoadMap : image du projet global (actualisé par COPIL en temps réel)
 Une Article Compte-rendus ; Réunions plénières (Rémi - Benoît - copil) ; Réunions Commissions (responsables de commissions)
 Un Article Listing des contacts (A demander à Clément)
 Un lien vers un gestionnaire de taches ?

Missions de Daffy
 Configurer le site, créer les liens et le modifier selon évaluation des bénévoles
 Expliquer Former, Faire la hotline (éditer un guide si nécessaire)
 Vérifier la bonne communication des infos entre Pilote – COPIL – Commissions – bénévoles – professionnels
 Capitaliser sur le process d’organisation du Putsch

Préparation de la réunion du 18 février et de sa co-animation

Plan proposé

 1. Cadre de la réunion : timing – ordre du jour – (autre questions à traiter désirées par bénévoles) - modalités de l’après-midi ; Accueil et sensibilisation des nouveaux venus (Remi - Benoit - Clément)

 2. Retours (sans débat) sur le réalisé depuis le 15 janvier (réunions) ; Retour sur le bilan des pros + rendez-vous avec la direction

 3. La Communication Interne (Remi-Daffy) : Réactions sur premier jet du site des bénévoles ; La proposition de structuration (avec vidéo-proj) ; Qui veut recevoir quoi ? ; Qui veut être formé et quand ; Proposition sur les missions de Daffy (en duo ? ) ; La structuration de la communication interne
entre Remi - le futur copil - l’animateur du site – les bénévoles – les pros

 4. Les commissions : analyse des résultats du Doodle (voir PJ) ; nommer les volontaires pour responsables de commissions, former des duos et citer le travail engagé dans chaque commission
en profiter pour faire un point sur
ce qui marche entre nous
ce qui coince
les questions qui se posent

 5. Foire aux idées
Poser la question du lien avec les pros (communication et convivialité)
Monter en séance des groupes de travail 6-8 minutes (decrescendo)

 6. Acter la ou les prochaines réunions plénières et leur objet

 7. Travail en commissions : Faire un listing des taches et un échéancier