Compte rendu de la réunion du 10 mars 2009

Ordre du jour :

 remise des plannings pour les concerts d’Avril-Mai
 présentation du système d’astreinte
 mise en place d’un covoiturage lors des soirs de concert
 aide à la diffusion des supports de communication

1°/ Planning des concerts d’Avril et Mai :

Distribution aux bénévoles présents du planning des concerts.

2°/ Présentation du système d’astreinte :

Il a été convenu lors de la réunion de la mise en place d’un système d’astreinte les soirs de concert.

Le Principe :

Nous souhaitons faire appel, les soirs de concert, à un bénévole « d’astreinte » qui pourrait, le cas échéant, remplacer un bénévole qui se serait désisté.

Pour ne pas faire déplacer le bénévole d’astreinte inutilement, on se propose de mettre une invitation à disposition, mais sous couvert de se rendre disponible si besoin (renfort, désistement).

Nous ne voulons pas imposer à un bénévole d’être d’astreinte sur un concert, c’est pourquoi, je propose que ça soit au bénévole de nous dire sur quel concert il souhaite l’être.

3°/ Le covoiturage :

Nous souhaitons mettre en place le covoiturage pour les bénévoles et équipe du Grand Mix qui, les soirs de concerts, n’auraient pas de moyens de locomotion, mis à part le métro, pour rentrer chez eux.

Je propose donc aux personnes pouvant ramener ou souhaitant être ramenées de le faire savoir, de cette façon, on pourra organiser les retours.

4°/ Aide à la diffusion des supports de communication :

Afin d’accentuer la visibilité du Grand Mix sur la métropole lilloise, nous souhaitons nous mobiliser et mobiliser les bénévoles pour relancer le dépôt des supports de communication dans des lieux ciblés et le « mano mano » (distribution de flyers à l’entrée/sortie des concerts dans les salles avoisinantes).

Dans cette perceptive, nous mettons à la disposition des bénévoles le listing des lieux où il est possible de laisser affiches, programmes, flyers.
Nous invitons les bénévoles à prendre connaissance de ces lieux, peut être fréquentés par certains, et si c’est le cas, il s’agirait de temps en temps de déposer des programmes etc., que l’on remettrait aux bénévoles par avance, lors de leur venue au Grand Mix ou en remise en main propre sur Lille.

Pour éviter de transformer ces tâches en corvée, nous pensions remercier les personnes qui iraient distribuer la com’ par une place de concert au Grand mix. Pour ceux qui feraient du « mano mano », nous pourrions offrir une place pour le concert sur lequel la personne se serait déplacée pour flyer.

Maeva Justice